Elektroničko poslovanje nikad nije bilo potrebnije kao u ova nepredvidiva vremena, kad se sve više traži udaljeni pristup i kad su se uredi preselili u kuće i stanove. Ova 2020. nedvojbeno nas je naučila ili barem prisilila razmišljati o tome koliko je važno biti spreman većinu stvari obavljati elektronički. Vremena za odgodu više nema, u digitalizaciju smo proteklih mjeseci jednostavno bili primorani uskočiti.

Za potpunu digitalizaciju poslovnih procesa u tvrtki u kojoj će dokumenti kružiti nekim sustavom potrebno je, ipak, napraviti smišljen plan i planirati vrijeme i resurse, ali to ne znači da dokumente ne možete već sada razmjenjivati potpuno elektronički. Za početak treba imati digitalne certifikate koji pravno zamjenjuju potpis osobe i potpisno rješenje, odnosno aplikaciju koja će omogućiti da potpis ugradite u dokument i tako potpisan dokument pošaljete drugoj strani. Važno je znati da certifikate za pravno valjani potpis osobe možete nabaviti samo od certificiranog pružatelja usluga povjerenja koji se nalazi na Europskome pouzdanom popisu pružatelja usluga povjerenja (EU Trusted List). Fina je jedna od njih i tim se poslom bavi već više od petnaest godina, a Finine certifikate možete zatražiti u bilo kojoj njezinoj poslovnici.

Kako onda znati koji su nam certifikati potrebni? Za potpis koji zamjenjuje potpis osobe na papiru upotrebljavaju se certifikati koji se izdaju na fizičku osobu, a ako je osoba povezana s poslovnim subjektom, potrebno je tražiti poslovne certifikate. Certifikati se mogu izdati na kriptografskom uređaju (smart kartica ili USB token), a od 2017. mogu se izdati u oblaku, što znači da više ne morate kod sebe imati kriptografski uređaj, već se za potpisivanje koristite samo mobilnim telefonom.

Sada kada imamo digitalne certifikate, potrebno nam je  i neko potpisno rješenje kako bi se potpis mogao ugraditi u dokument. Postoji niz PDF preglednika i aplikacija koje omogućuju ugradnju elektroničkog potpisa i takva su potpisna rješenja većinom besplatna i uglavnom omogućuju samo potpisivanje dokumenata u PDF-u. Pa zašto biste onda plaćali korištenje potpisnog rješenja? Postoji dobar razlog zašto je vrlo važno kojim ćete se rješenjem koristiti. Da bi elektronički potpis bio ispravno izrađen, osim digitalnih certifikata koje izdaje kvalificirani izdavatelj usluga povjerenja, potpisna rješenja moraju biti usklađena s pravnom regulativom i podržavati propisane potpisne formate. Budući da se certifikat izdaje na određeno razdoblje, potrebno je da se potpis može provjeriti  i nakon isteka ili opoziva certifikata – u tom se slučaju upotrebljava vremenski žig, koji kao i digitalne certifikate može izdati samo kvalificirani pružatelj usluga povjerenja. Potpisna rješenja omogućavaju i nadogradnju potpisa uz dodavanje informacija (vremenski žig, CRL lista ili OCSP odgovor) radi zadržavanja validnosti potpisa u dugom roku. Vremenski žig zasebna je komercijalna usluga, što znači da ga nećete moći ugraditi ako se koristite nekim besplatnim rješenjem, osim ako zasebno ne ugovorite uslugu i prilagodite rješenje da može ugraditi vremeski žig i CRL liste ili OSCP odgovora.

Zadržavanje validnosti potpisa u dugom roku osobito je važno za dokumentaciju koja se mora dulje čuvati ili može biti predmet nekog upravnopravnog postupka. Aplikacije poput Finina Web e-Potpisa i portalske aplikacije za potpisivanje certifikatima za ePotpis u oblaku omogućuju vam da na jednostavan način potpišete dokumentaciju elektroničkim potpisom i da, ako to želite, potpis dopunite vremenskim žigom i CRL listom ili OCSP odgovorom, pri čemu ne trebate zasebno ugovarati tu uslugu ili na bilo koji način prilagođavati aplikaciju. Kad obuhvatite sve navedene elemente potrebne za pravno valjan elektronički potpis, tako potpisan dokument dostavljate drugoj strani koja potpis jednostavno može provjeriti i pouzdati se u njega i nakon isteka ili opoziva certifikata kojim je dokument potpisan. I vi možete dokument koji ste zaprimili i koji je elektronički potpisan provjeriti s pomoću aplikacije FINA Validator, koja se nalazi na Fininoj internetskoj stranici, jednostavnim učitavanjem dokumenta u aplikaciju. Za one koji žele elektroničko potpisivanje u svoje poslovanje uvesti tako da potpuno digitaliziraju procese i da dokumentacija kruži unutar njihovih sustava, Fina ima gotova potpisna rješenja koja možete nabaviti i jednostavna su za implementaciju.

(Fina)

Foto: unsplash